财务共享服务框架是指在财务共享服务发展各阶段所包含的关键影响因素及各关键因素间的相互关系所构成的组合。财务共享服务的框架主要包含以下六个方面:战略定位、业务流程、组织与人员、信息系统、运营管理和风险与变革管理。财务共享服务的框架构建了后续工作的蓝图,项目人员可以利用财务共享服务的框架树立项目的整体观,保证共享服务的整体建设在既定的范围内有序进行。
图:财务共享服务框架
财务共享服务的战路定位处于框架的统领位置,从战咯层面决定了整个共享服务的导向,指导框架中其他模块的实施不偏离既定的轨道,始终与组织战略保持一致;业务流程、组织与人员、信息系统和运营理模块如同财务共享服务框梁的四根支柱,支撑起了整个框架的实体,为财务共享服务的实施奠定基础;而风险与变革管理贯穿共享服务的整个阶段,是在实施财务共享服务过程中降低变革冲击、规避项目风险、优化管理模式的重要工具。
战略定位是财务共享服务框架的主干和灵魂,在进行财务共享服务框架设计时,战略定位是首先需要考虑的内容,它在很大程度上决定了业务流程、组织人员、信息系统和运营管理四个模块的方向。
业务流程是一组为客户创造价值的相关活动。财务共享服务中心的所有业务都需要流程来驱动,组织、人员都是靠流程来实现协同运作,流程的标准化和统一是共享服务的核心。业务流程通过对组织人员的工作步骤进行描述,以流程视角,规范工作步骤、标准工作接口。流程的标准化和科学化是财务共享服务得以高效运作的基础,也是实现信息化的前提。同时,业务流程也是制度管理、标准化管理等运营管理制度的根基,它一方面影响着运营管理的实施,一方面又被运营管理手段所支撑,使得流程可以在管理监控下,保证流程的时效、质量和成本目标。
组织与人员的构成和运作多依赖于其他模块:战略定位决定了组织人员的设计依据;业务流程明确了组织人员如何设计和配备;信息系统又对组织目标提供了强有力的支撑和保障;运营管理则肩负了对组织人员绩效、发展、培训的管理责任,使得组织人员始终处于优化提升的过程之中。
信息系统是财务共享服务功能的实现工具。信息系统对组织目标、流程制度、运营管理提供了强有力的支撑和保障,系统设计的好坏直接影响了共享服务中心的效率和效果。信息系统的设计与业务流程、组织人员、运营管理紧密链接,信息系统的设计过程依赖于各个部门的业务骨干、系统人员、运营管理人员和项目人员的全程参与。
运营管理肩负了对业务流程、组织人员、信息系统进行不断优化的责任。如果说流程、组织、系统是在原有模式基础上的改造,那么财务共享服务中心的运营管理模块则是专门针对共享中心这一组织全新构建的管理体系。一套符合自身发展阶段、适应企业战略的运营管理体系是财务共享服务框架中必不可少的一环。运营管理模块发择了资源调配、质量控制、成本管理、流程优化的功能,它将共享服务中心视做一个独立的经营单位,通过全方位的管理建设,来保证共享服务中心长期、稳定、高效运营。
风险和变革管理贯穿整个共享服务管理框架的始终,业务流程、组织与人员、信息系统、运营管理的组织和变革都是风险的来源,而财务共享服务本身就是一次财务管理模式的颠覆性变革,因此,在共享服务框架每个环节的设计中,都必须考虑风险与变革产生的影响,以及如何防范和控制风险的方案和举措。